Conditions générales de vente (juillet 2022)

Entre :

La société WININFO, société à responsabilité limitée, au capital de 5 800 euros dont le siège social est 53 cours de la République 33470 GUJAN MESTRAS, inscrite au RCS de Bordeaux sous le numéro 500 974 860 représentée par M. GARRIDO Fernando, ci-après désignée « WININFO » ou « le Prestataire ».

Toute personne physique ou morale souhaitant s’engager dans une ou plusieurs des prestations fournies par la SARL WININFO, ci-après désignée le « Client »,

WININFO et le Client, étant ci-après collectivement désignés par les « Parties ».

Préambule

WININFO est un cabinet d’ingénierie informatique, experte dans le développement de logiciels, elle accompagne ses clients dans chaque étape du cycle de vie de ses produits : études, conception, formation sur l’ensemble du territoire national.

WININFO édite et commercialise des Solutions logicielles de gestion à destination des entreprises fonctionnant majoritairement en Mode SaaS, c’est-à-dire que pour utiliser ces logiciels, les utilisateurs doivent se connecter aux serveurs informatiques de WININFO via Internet. On désigne alors ces logiciels du type Software as a Service, c’est-à-dire loués en ligne à un Client.

Certaines applications sont installées sur le poste ou appareil mobile du Client. On désigne alors ces applications de type client lourd.

Article 1. Définitions

Dans les paragraphes qui suivent, il est convenu de désigner par :

Abonnement : Droit d’accès à la Solution. En fonction de l’Abonnement souscrit par le Client, le compte pourra être limité (en nombre d’utilisateurs, en nombres de sociétés intégrés, en nombres de mois d’accès, etc…) Il est souscrit annuellement et reconductible tacitement.
Prestataire : désigne une personne morale exerçant une activité se traduisant par un service exécuté pour un client, ici la société WININFO.
Client : toute personne physique ou morale qui s’inscrit ou passe commande auprès de la SARL WININFO.
Parties : désigne le Prestataire et le Client
Contrat : désigne les engagements entre WININFO et le Client, matérialisés par un contrat signé par les deux Parties ou à défaut par les présentes conditions générales de vente et leurs annexes.
CGV : les conditions générales de vente, détaillées ci-dessous.
SLA : Un accord de niveau de service, ou SLA (Service-Level Agreement), est un Contrat passé entre un fournisseur de service et ses clients internes ou externes. Ce Contrat documente les services que le fournisseur met à disposition et des paramètres comme leurs disponibilités ou les temps de réponse.
Application : désigne l’ensemble des modules proposés en client lourd (Windows ^® ou Android ^®) par le Prestataire à un Client.
Utilisateur : désigne la personne à laquelle le Client a donné un accès à l’Application en lui transmettant des identifiants en vertu de la licence d’utilisation contractée par le Client.
Logiciel ou Solution : désigne le programme informatique mis à disposition par la société WININFO en Mode SaaS
Hotline : service d'assistance téléphonique (support technique) mis à la disposition du Client par les éditeurs de logiciels
Mode Saas : mise à disposition du Logiciel accessible aux utilisateurs via Internet. Aucune installation sur les serveurs du Client n’étant requise.

Article 2. Objet

Les présentes Conditions Générales s'appliquent à la fourniture de tout Logiciel WININFO en Mode SaaS et de toute Application Android ^® et Windows ^TM auprès des clients professionnels.

L'utilisation par le Client des solutions informatiques SaaS et applications Android ^® et Windows TM commercialisées par WININFO entraîne nécessairement l’acceptation des présentes CGV.

Article 3. Moyens techniques - Caractéristiques du service

Avant toute utilisation du Logiciel ou de l’Application, le Client doit s’assurer qu’il dispose des moyens techniques et informatiques lui permettant de l’utiliser. Dans le cas d’un Logiciel SaaS, le Client doit s’assurer que le navigateur permet un accès sécurisé au site. Le Client doit également s’assurer que la configuration informatique de son matériel/équipement est en bon état de fonctionnement et ne contient pas de virus.

Article 4. Commande et livraison des abonnements

4.1 - Création du Logiciel et mise en ligne :

Après réception de la commande par WININFO, le Client recevra par email les directives, ainsi qu'un identifiant et un mot passe lui permettant d'accéder à l'Application ou Logiciel.

La date à laquelle les directives sont fournies sera reconnue comme étant la date de livraison du service commandé.

4.2 - Création de comptes utilisateurs supplémentaires :

Ces accès utilisateurs sont facturés selon les conditions tarifaires de WININFO.

4.3 - Permissions des utilisateurs :

Le Client est seul responsable de l'attribution des permissions des utilisateurs au sein des applications ou logiciels fournis.

Article 5. Conditions financières

En contrepartie du droit d'utilisation des logiciels WININFO, associé à des services d'assistance et de maintenance, le Client doit s'acquitter d'une redevance aussi appelée Abonnement.

La fréquence de la facturation de cet Abonnement est adaptée à la période d'engagement du service souscrit.

Tous les abonnements sont facturés en terme à échoir.

Dès lors que le paiement du prix de l'Abonnement n'a pas été effectué par le Client à la date prévue, WININFO pourra de manière discrétionnaire procéder à la suspension de l'exécution du Contrat.

Article 6. Durée d'engagement

6.1 - Abonnement :

Le Contrat est conclu pour une durée déterminée initiale d’un (1) an.

6.2 - Accord tacite :

Si le Client bénéficie de prestations faites et facturées par le Prestataire puis réglées par le Client, le Contrat est considéré comme accepté même sans signature du Client.

6.3 - Renouvellement :

Le Contrat est renouvelable par tacite reconduction à chaque fois pour une durée d’un (1) an, chacune des Parties, après l’échéance de la durée initiale d’un (1) an, ayant la faculté d'y mettre fin par lettre recommandée adressée trois (3) mois avant l'échéance.

En cas de disparition de l'objet du Contrat, de l’Abonnement ou de la maintenance du fait du Client pour quelque raison que ce soit, telle que son remplacement par un autre Logiciel, il incombe au Client de résilier le Contrat dans les formes et délais prescrits dans nos conditions générales de vente. Si un Contrat a été établi, ce sont les conditions inscrites dans ce dernier qui prédominent.

Article 7. Accès au Logiciel

Les 3 accès existants sont les suivants :

Le Logiciel SaaS est disponible sur le réseau internet, via une adresse URL fournie par WININFO.
Les applications Android ^® sont installées par WININFO sur un appareil fourni par WININFO ou par le Client.
Les applications Windows ^® sont installées par WININFO sur un PC ou portable fourni par le Client.

Article 8. Propriété du Logiciel

Le Logiciel, l'Application, les personnalisations, les développements spécifiques et la documentation qui accompagnent la présente licence ou Abonnement (collectivement dénommés le "Logiciel") sont la propriété exclusive de WININFO et sont protégés par la législation relative aux droits d'auteur. Bien que WININFO reste propriétaire du Logiciel, le Client dispose d'un droit d'utilisation une fois que le Client aura accepté lesdites conditions générales. Celui-ci régit toute version, révision ou amélioration du Logiciel que WININFO peut vous fournir.

L'utilisation du Logiciel (logiciels WININFO, personnalisations, développements spécifiques, documentations) ainsi que tout développement personnalisé ou spécifique, ne peut permettre au Client d'accéder à un fichier source qui reste la propriété exclusive de WININFO.

Article 9. Compatibilité des logiciels

9.1 - Solution Saas :

Afin d'utiliser les solutions SaaS, le Client doit disposer d'un matériel informatique adéquat, et d'une connexion Internet de qualité suffisante.

Etant donné la grande diversité des matériels informatiques et des environnements d'utilisation du Logiciel, WININFO n'est pas en mesure de recenser de manière exhaustive les environnements d'exploitation (matériel et logiciel) compatibles.

Dans le cadre des présentes et sauf précision contraire, les garanties apportées au Client sont limitées à l'environnement de référence ci-après décrit :

Ordinateur équipé au minimum d'un processeur de 2 GHz, 4 Go de mémoire vive et 64 Mo de mémoire graphique
Ecran avec une résolution minimale de 1024 par 768 pixels
Connexion Internet de type ADSL avec 2Mo de bande passante
Système d'exploitation MS Windows ^®, Mac ^TM OS, Android ^® ou Linux ^TM
Navigateur Internet Firefox ou Google Chrome

Le Client est informé que WININFO ne maîtrise pas les évolutions techniques des navigateurs Internet. En cas d'incompatibilité du Logiciel avec le navigateur, liée à une évolution de celui-ci, WININFO dispose d'un délai de trente (30) jours pour faire évoluer le Logiciel en conséquence. En cas d'impossibilité technique, WININFO pourra modifier les prérequis de la Solution.

9.2 - Solution Windows ^®:

Afin d'utiliser les solutions SaaS, le Client doit disposer d'un matériel informatique adéquat, et d'une connexion Internet de qualité suffisante.

Dans le cadre des présentes et sauf précision contraire, les garanties apportées au Client sont limitées à l'environnement de référence ci-après décrit :

Ordinateur équipé au minimum d'un processeur de 2 GHz, 8 Go de mémoire vive et 2 Go de mémoire graphique
Ecran avec une résolution minimale de 1024 par 768 pixels
Connexion Internet de type ADSL avec 2Mo de bande passante
Système d'exploitation MS Windows ^® 10 et 11

9.3 - Evolutions du système d’exploitation Windows ^®:

Evolutions mineurs :

Le Client est informé que WININFO ne maîtrise pas les évolutions techniques des systèmes d’exploitation Windows ^®. En cas d'incompatibilité du Logiciel avec l’OS, liée à une évolution de celui-ci, WININFO dispose d'un délai de trente (30) jours pour faire évoluer le Logiciel en conséquence. En cas d'impossibilité technique, WININFO pourra modifier les prérequis de l'Application.

Evolutions majeurs (Exemple passage en version 12 de Windows ^®) :

Le client devra consulter au préalable WININFO pour s’assurer de la compatibilité du Logiciel avec la nouvelle version de Windows ^®.

9.4 - Solution Android ^®

WININFO pourra fournir sur demande la liste des appareils testés et compatibles avec ses logiciels. En cas d'incompatibilité du Logiciel avec un appareil Android ^® fourni par WININFO, ce dernier dispose d'un délai de trente (30) jours pour faire évoluer le Logiciel afin de rétablir son fonctionnement.

Article 10. Ressources techniques, volumétrie des données

L'hébergement de la Solution SaaS fournie par WININFO est caractérisé par des ressources matérielles, notamment l'espace disque consommé par les fichiers du Client, l'espace utilisé par ses données, la puissance de calcul et la bande passante.

WININFO n'impose pas de limite en termes de quantité de données.

En cas d'abus, Le Client serait averti et pourrait si besoin souscrire à un service adapté à sa consommation.

Article 11. Sécurité

Le Client est seul et totalement responsable de l'utilisation, de la conservation et de la confidentialité des identifiants et des mots de passe permettant l'accès aux logiciels fournis par WININFO.

Article 12. Sauvegarde

12.1 - Données d'exploitation :

Dans le cadre de ses prestations, WININFO assurera la sauvegarde régulière des bases de données d'exploitation du Client.

Sauf mention contraire, le plan de sauvegarde est constitué de :

Une sauvegarde locale quotidienne.
Une sauvegarde distante bi-hebdomadaire

WININFO s'engage à effectuer la restauration d'une sauvegarde suivant les modalités suivantes :

Gratuitement, en cas de problème technique imputable à WININFO
Au titre d'une prestation supplémentaire facturée au tarif en vigueur, pour toute autre raison (en cas d'erreur de manipulation, d'utilisation malveillante de la Solution, etc.).

Dans le cadre de la restauration gratuite d'une sauvegarde, WININFO restaure la sauvegarde dans son intégralité et ne peut répondre aux demandes de restaurations partielles des données.

12.2 - Stockage de fichiers :

Dans le cadre de fichiers importés par le Client dans la Solution SaaS, celui-ci est responsable et fera son affaire personnelle de la conservation des fichiers d'origine sur un système informatique indépendant.

Article 13. Engagement de disponibilité

Pour information, notre prestataire de serveurs dédiés nous garantit par Contrat une disponibilité d'au moins 99,7% du temps par an.

WININFO met à la disposition du Client le Logiciel SaaS, via le réseau internet, 7 jours sur 7 et 24h sur 24.

Toutefois, WININFO se réserve le droit de restreindre totalement ou partiellement l'accès à la Solution SaaS afin d'en assurer la maintenance.

WININFO informera le Client de telles opérations par tout moyen.

Article 14. Demandes d'interventions

Afin d'assurer un service de qualité, WININFO fournit un service d'assistance aux utilisateurs et de maintenance corrective.

Pour contacter le support technique,

Un système de ticket d’assistance est mis à disposition du Client afin d’avoir un suivi sur ses demandes ; Pour créer un ticket, le Client devra soit cliquer sur l’onglet « Hotline Wininfo » dans son ERP, soit se rendre sur notre site internet à l’adresse suivante : https://www.wininfo.fr/assistance et « Cliquez ici pour accéder au module d’assistance ». le Client devra ensuite cliquer sur « Créer un ticket ».
Le Client peut envoyer un mail si le système de ticket est inopérant ou si des contraintes techniques vous empêchent de faire un ticket (Problème d’accès au site Wininfo, Adresse mail pas encore renseignée dans notre système, …). L’adresse de contact est : hotline@wininfo.fr
L’appel téléphonique vers la Hotline doit être privilégié uniquement en cas de problème bloquant. En effet, le but est de mieux servir le Client en cas de blocage et donc de laisser le téléphone libre pour être plus réactif dans ce cas. Pour joindre l’assistance technique, le Client compose le 05 56 22 32 11. Il faut laisser le standard préciser au Client que pour « contacter le service support technique, il faut taper le 1 » avant d’appuyer sur 1.

Si le Client a fait un ticket en amont, le préciser à la personne qui traite sa demande. Si ce n’est pas le cas, l’opérateur peut demander au Client de faire un ticket pour traiter sa demande. Cela permettra au Client d’avoir un suivi.

Les horaires de disponibilité de la Hotline sont de 9h à 12h30 et de 14h à 17h30 (heure métropolitaine) du lundi au vendredi sauf les jours fériés en France ainsi que les jours exceptionnels de fermeture de WININFO et cas de force majeure. WININFO se réserve le droit de modifier ses plages horaires et les communiquera au Client par tout moyen.

Ces interventions sont fournies dans le cadre de l'accès au service SaaS.

Les engagements de WININFO ne concernent que les logiciels édités et fournis par WININFO.

Article 15. Initialisation du Logiciel

Ces logiciels sont initialisés par WININFO qui paramètre notamment vos informations légales : raison sociale, capital, code NAF, SIRET, coordonnées, etc.

WININFO se dégage de toute responsabilité en cas de fourniture d'informations erronées ou en cas de modifications par le Client de ces informations.

Article 16. Conditions de facturation et de règlement

16.1 - Facturation :

Le Client s’engage à payer les factures de WININFO par prélèvement (mandat SEPA).

Le Client s’engage à payer le prix des services à échéance.

Les prix seront majorés de la TVA et de tous autres droits ou taxes en vigueur dus par le Client au jour de la facturation.

Les sommes dues au titre de chaque service font l’objet de factures adressées mensuellement ou annuellement au Client.

16.2 - Modalités de paiement / compensation :

Le prix des prestations est payable en Euros par prélèvement, comme suit : Intégralement lors de la signature du Contrat ou mensuellement, terme à échoir.

Il ne sera accordé aucun escompte pour paiement comptant ou anticipé.

En cas de changement de ses coordonnées bancaires, pendant la durée du Contrat, le Client s’oblige à en informer sans délai le Prestataire. Il s’engage en outre, à tout faire et à signer tout document afin de maintenir de manière continue les prélèvements au bénéfice du Prestataire.

En aucun cas, les paiements ne peuvent être suspendus ni faire l’objet d’une quelconque compensation sans l’accord écrit et préalable de WININFO.

16.3 - Retard ou défaut de paiement :

Tout retard de paiement entrainera de plein droit :

Des pénalités de retard calculées depuis le lendemain de la date d’échéance de la facture jusqu’à son complet règlement et égales au taux appliqué par la banque centrale européenne (BCE) à son opération de refinancement en vigueur au moment de l’application de la présente clause majoré de 10 points de pourcentage.

D’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de quarante (40) euros et ce, sans préjudice de tout autre droit ou recours dont dispose WININFO. Dans le cas où les frais de recouvrement exposés seraient supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, WININFO pourra demander une indemnisation complémentaire, sur justification (article L441-10 du Code de commerce).

La suspension des prestations comme indiqué à l’article « Suspension des Prestations »

16.4 - Remboursement :

Les paiements perçus par WININFO ne sont pas remboursables et aucun remboursement ou avoir ne sera accordé pour les périodes d'utilisation partielle. Après résiliation, le Client continuera à avoir accès au service jusqu'à la fin de la période facturée.

Article 17. Réversibilité

Le Prestataire s’engage à restituer gratuitement et dans un délai maximum de 21 jours suivant la date de prise d’effet de la résiliation, les données sous forme de fichiers Excel ™.

Article 18. Résiliation

18.1 - Résiliation sur manquement grave :

En cas de manquement grave d’une des Parties à l’une des obligations mises à sa charge en vertu desdites conditions générales, l’autre Partie pourra résilier lesdites conditions générales ou des conventions annexes aux torts de la Partie fautive si celle-ci reste encore en défaut d’exécuter ses obligations un (1) mois après avoir fait l’objet d’une mise en demeure précise à ce sujet, notifiée par lettre recommandée, sans préjudice de son droit de poursuivre la réparation intégrale de son dommage. Dans le cadre de l’obligation du Prestataire de respecter le SLA, les Parties conviennent expressément que seul le Manquement Permanent au SLA constitue un manquement grave.

Le Client accepte et reconnait qu’en cas de résiliation du Contrat de licence aux torts du Client, le Prestataire peut résilier lesdites conditions générales aux torts exclusifs du Client pour manquement grave.

En cas de résiliation de ce Contrat aux torts du Client, les redevances de maintenance, jusqu’à la fin de la période contractuelle, deviennent immédiatement payables et le Client reconnaît et accepte expressément de les payer dans la limite de trente (30) jours après la date de prise d’effet de la résiliation du Contrat.

Le Prestataire peut résilier lesdites conditions générales et les conventions annexes immédiatement, sans indemnité et sans mise en demeure préalable dans le cas où le Client deviendrait insolvable, se trouverait dans l'incapacité d'honorer ses obligations échues ou déposerait une demande de cessation de paiements, ou ne pourrait plus assurer la poursuite normale de ses activités, sans préjudice du droit du Prestataire de poursuivre la réparation intégrale de son dommage.

18.2 - Résiliation sur initiative du Client :

WININFO se réserve le droit de recouvrer les frais et charges engagés avant la clôture de l’Abonnement.

Le Client doit adresser sa demande de résiliation par lettre recommandée avec accusé de réception adressée trois (3) mois avant l'échéance.

WININFO a droit au paiement des prestations accomplies jusqu'au jour de la résiliation effective.

18.3 - Résiliation sur initiative de WININFO :

La résiliation desdites conditions générales en cas d'inexécution contractuelle de l'une de ses obligations par le Client, entraîne automatiquement et de plein droit la déchéance du terme pour toutes les sommes dues par le Client à WININFO, y compris des sommes dues au titre des engagements contractuels, lesquelles deviennent immédiatement exigibles.

La notification de la résiliation du Contrat pourra être signifié au Client par tout moyen, à la discrétion du Prestataire et notamment par lettre simple ou courrier électronique.

18.4 - Conséquences de la résiliation :

A l’arrivée du terme contractuel ou à la date de prise d’effet de la résiliation :

Un seul compte Utilisateur sera créé dans le but d’avoir accès à l’ensemble des données accessible depuis le logiciel uniquement en lecture seule pour une période d’un (1) mois. Les identifiants seront fournis au Client le jour de la désactivation des autres comptes.
Restitution des données du Client effectuée au format Excel ^TMsous 21 jours maximum.

Le trentième (30ème) jour suivant la date de prise d’effet de la résiliation :

Le processus d’effacement des données du Client sera enclenché aux fins de les rendre inutilisables. Cet effacement s’effectuera sur les données de production ainsi que sur les données sauvegardées.
Une sauvegarde pourra être conservée sur les serveurs de WININFO sur demande explicite et écrite du Client. Cette conservation donnera lieu à un devis pour couvrir les frais de stockage de cette dernière. Cette sauvegarde ne pourra être utilisée que sur demande du Client et uniquement pour effectuer une remise en service temporaire ou permanente du logiciel.

Article 19. Non-sollicitation de personnel

Chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne interposée, tout salarié de l'autre Partie, sans accord exprès et préalable de cette dernière. Cette renonciation est valable pendant toute la durée du Contrat et pendant les douze (12) mois qui suivront sa cessation.

Dans le cas où l'une des Parties ne respecterait pas cette obligation, elle s'engage à dédommager l'autre Partie en lui versant immédiatement et sur simple demande, une somme forfaitaire égale à six (6) fois la rémunération brute mensuelle du salarié au moment de son départ.

Article 20. Confidentialité

20.1 - Tous les documents, informations, données et éléments communiqués par les Parties dans le cadre du Contrat sont présumés confidentiels, et notamment toutes les informations relatives au savoir-faire, aux méthodes et aux expériences des Parties, que ces documents, informations ou données aient été délivrés par écrit, oralement ou par tout autre moyen et quel que soit la forme ou le support.

20.2 - L’obligation de confidentialité doit être entendue par les Parties comme l’interdiction absolue de communiquer lesdits éléments sauf à partager les documents, informations, données et éléments avec le personnel permanent ou non-permanent, les prestataires et les sous-traitants dont l’intervention est nécessaire pour la bonne exécution du Contrat.

20.3 - Chaque Partie se porte garante du respect de cette confidentialité par son personnel permanent ou non-permanent, ses prestataires et ses sous-traitants et d’une manière générale par tout tiers qui devrait connaitre ces informations, au besoin par la conclusion d’un accord de confidentialité.

20.4 - Les Parties s’engagent naturellement à :

Traiter les informations confidentielles avec le même degré de protection qu’elles accordent à leurs propres informations confidentielles ;
Ne pas utiliser les informations confidentielles pour un usage autre que celui de l’exécution desdites conditions générales ;
Eviter que les informations confidentielles ne soient ni copiées, ni reproduites, ni dupliquées, en partie ou en totalité, lorsque de telles copies, reproductions ou duplications ne sont pas directement liées à l’exécution des présentes ;
Protéger les informations confidentielles par des mesures appropriées notamment techniques (habilitation, …), à ce que les accès soient tracés et que les matériels nomades soient équipés de moyens adaptés (restriction d’accès, chiffrement, effacement à distance... (A partir des versions 26.1.301.0) ;
Maintenir les mentions relatives à la confidentialité figurant sur les différents éléments et documents communiqués, qu’il s’agisse d’originaux ou de copies.
Former leur personnel, et particulièrement celui qui aura accès aux informations, documents, données et éléments confidentiels, aux règles de sécurité et de confidentialité.

20.5 - Les Parties s'engagent à respecter cette obligation de confidentialité pendant la durée des présentes et un (1) an à compter de sa date d'expiration.

20.6 - Toute violation des obligations prévues dans la présente clause constitue une faute lourde.

20.7 - En aucun cas, la présente clause de confidentialité n’a pour effet de modifier ou lever les obligations légales de secret auxquelles les parties pourraient être tenues (secret professionnel, secret défense, secret de fabrique …).

Article 21 : Données personnelles

21.1 - Définitions :

« Données à caractère personnel », toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée ») ; est réputée être une « personne physique identifiable » notamment par référence à un identifiant.
«Traitement», toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement, l'effacement ou la destruction;
« Limitation du traitement », le marquage de données à caractère personnel conservées, en vue de limiter leur traitement futur ;
« Pseudonymisation », le traitement de données à caractère personnel de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne concernée précise sans avoir recours à des informations supplémentaires, pour autant que ces informations supplémentaires soient conservées séparément et soumises à des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir que les données à caractère personnel ne sont pas attribuées à une personne physique identifiée ou identifiable ;
« Fichier », tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique ;
« Responsable du traitement », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;
« Sous-traitant », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
« Destinataire », la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers.
« Tiers », une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l'autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ;
« Consentement » de la personne concernée, toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l'objet d'un traitement ;
« Violation de données à caractère personnel », une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données ;
« WININFO » désigne le sous-traitant des données pour le Client et également responsable de traitement pour les données collectées pour les finalités propres à son activité.
« Réglementation applicable » désigne toutes les directives et règlements de l'Union Européenne en vigueur qui régissent l'utilisation et/ou le traitement de données personnelles, incluant notamment le RGPD et toutes lois nationales associées. « EEE » désigne l'espace économique européen. « RGPD » désigne le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).

21.2 - Traitement des données à caractère personnel :

21.2.1 - Principes relatifs au traitement des données à caractère personnel par WININFO

Les données à caractère personnel seront :

Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée
Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne seront pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ;
Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
Exactes et, si nécessaire, tenues à jour ; toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder
Conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées (intégrité et confidentialité) ;

21.2.2. - Le responsable du traitement est responsable du respect du traitement des données.

Après avoir rappelé que :

le Client est seul responsable du contenu des données présentes sur les logiciels WININFO ;
le Client est dans tous les cas de figure le Responsable des Traitements (ou un sous-traitant de niveau supérieur au sens du RGPD) ;

WININFO ne peut assurer aucune vérification du contenu des données stockées et/ou sauvegardées et ne saurait être responsable de leur éventuel caractère illégal ou illicite, ce que le Client reconnait expressément ;

WININFO est considéré comme sous-traitant du Client pour les traitements des données à caractère personnel.

Les Parties reconnaissent et acceptent que le Client est le responsable de traitement des données à caractère personnel collectées et traitées dans le cadre de l'exécution des conditions générales que le Client a agréées et qu'il assume seul l'entière responsabilité de la conformité dudit traitement à la réglementation applicable.

Dans le cadre de l'exécution des dites conditions générales, WININFO en sa qualité de sous-traitant s'engage à traiter les données personnelles pour le compte du responsable de traitement dans les conditions ci-après définies :

Le Client garantit et déclare :

Qu'il respecte la réglementation applicable et veille à ce que ses instructions à WININFO pour le traitement des données à caractère personnel s'y conforment ;
Qu'il est autorisé, conformément à la réglementation applicable, à communiquer à WININFO les données à caractère personnel des personnes concernées par ledit traitement ;
Qu'il obtiendra, le cas échéant, les consentements des personnes concernées par ledit traitement, dans le respect de la réglementation applicable, afin :
De communiquer à WININFO lesdites données à caractère personnel du Client ;
De permettre à WININFO de traiter les données à caractère personnel du Client au titre de l'exécution desdites conditions générales et ;
Que WININFO puisse communiquer lesdites données à caractère personnel :

a) à ses partenaires prestataires de services et sociétés affiliées ;
b) à toute autorité publique le cas échéant ;
c) à tout tiers dans le cadre de l'exécution d'une obligation légale ou règlementaire
d) à toute autre personne en droit de demander la communication de l'information, y compris lorsque les destinataires des données à caractère personnel se trouvent hors de l'espace économique européen.

WININFO garantit et déclare que lorsqu'il agit en qualité de sous-traitant, il ne traite les données à caractère personnel du Client :

Qu'autant que cela s'avère nécessaire pour l'exécution des conditions générales et/ou
Suivant les instructions écrites du Client.

WININFO en qualité de sous-traitant des données à caractère personnel du Client garantit et déclare que lorsqu'il agit en tant que tel, il traite les données à caractère personnel du Client en conformité avec la réglementation applicable et à sa politique de confidentialité.

21.3 - Obligations de WININFO :

21.3.1 - En qualité de responsable de traitement

WININFO est amenée à traiter des données personnelles à caractère personnel pour la bonne exécution des services souscrits au titre dudit Contrat.

Les données sont conservées pendant toute la durée du Contrat, exclusivement sur le territoire français. Les données spécifiquement liées aux contacts sont supprimées dans un délai maximum de vingt-quatre (24) mois après la fin du Contrat. Les données de facturation sont conservées pendant toute la durée légale et réglementaire afin que WININFO puisse remplir les obligations qui lui sont imposées.

21.3.2 - En qualité de sous-traitant direct ou indirect du responsable du traitement

En sa qualité de sous-traitant au sens du règlement GDPR et de l'article 35 de la loi n° 78- 17 du 6 janvier 1978 précités, WININFO s'engage à n'agir que sur instructions du Client.

WININFO ne peut s'engager sur la mise en œuvre de mesures de sécurité adéquates aux traitements de données à caractère personnel qu'à partir du moment où le Client l'a pleinement informé par écrit de leurs natures ; leurs emplacements et leurs finalités, et le cas échéant des coordonnées du responsable du traitement.

WININFO s'engage à :

Mettre en œuvre sur son périmètre de responsabilité, les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la sécurité des données à caractère personnel sur son périmètre de responsabilité ;
Proposer les mesures de sécurités, et les coûts structurels et/ou financiers associés, qu'elle jugera appropriées pour protéger les données à caractère personnel ;
Traiter les données à caractère personnel uniquement pour la ou les finalités déterminées par le Client et selon les instructions documentées de celui-ci ;
Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s'engagent à en respecter la confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection de ces données ;
Protéger par des mesures de sécurité adéquates, sur son périmètre de responsabilité, les données à caractère personnel hébergées sur les infrastructures de WININFO, en veillant à ce qu'elles ne soient ni déformées, ni endommagées, ou que des tiers non autorisés n'y aient accès ;
Prendre en compte sur son périmètre de responsabilité, les principes de protection dès la conception (Privacy by Design) et de protection par défaut (Privacy by Default) de toutes les données à caractère personnel dont il a connaissance ;
Ne pas accéder ni utiliser les données gérées pour le Client à d'autres fins que pour les besoins de l'exécution des services prévue au Contrat ;

21.3.3 - CNIL

Le Client a la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnelles sur le territoire français.

21.3.4 - Droit à la cessation de l'utilisation des données

Le Client peut à tout moment demander à WININFO de cesser l'utilisation de ses données à caractère personnel en contactant WININFO à l'adresse rgpd@wininfo.fr . Il est précisé au Client que sa décision pourra sérieusement affecter son utilisation du Logiciel.

21.3.5 - Droit de rectification

Le Client a le droit d'obtenir de WININFO, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel le concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, il a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

Le Client peut à tout moment demander à WININFO de rectifier ses données en écrivant à l'adresse rgpd@wininfo.fr .

21.3.6 - Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)

Le Client a le droit d'obtenir de WININFO l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel le concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais.

Le Client peut à tout moment demander à WININFO d'effacer ses données en écrivant à l'adresse rgpd@wininfo.fr .

Les personnes concernées ont le droit d'obtenir que leurs données à caractère personnel soient effacées et ne soient plus traitées, lorsque ces données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière, lorsque les personnes concernées ont retiré leur consentement au traitement ou lorsqu'elles s'opposent au traitement de données à caractère personnel les concernant, ou encore lorsque le traitement de leurs données à caractère personnel ne respecte pas d'une autre manière le présent règlement.

21.4 - WININFO s'engage envers son personnel à :

Faire respecter les données à caractère personnel par son personnel ;
Limiter l'accès aux données à caractère personnel aux employés ayant besoin d'y accéder pour les fins exclusives d'exécution des conditions générales ;
Faire respecter la confidentialité des données à caractère personnel par son personnel.

Article 22. Prestation de formation

Identification de l’organisme de formation

La SARL WININFO est auditée et labellisée « QUALIOPI » sous le numéro B04883 par IPCF Certification Qualité au titre de la ou les catégories d’actions suivantes : ACTIONS DE FORMATIONS.

Son siège social est fixé au 53 Cours de la République 33470 GUJAN MESTRAS.

22.1 - Prestations vendues :

Les actions de formation dispensées par WININFO rentrent dans le cadre de la formation professionnelle et des dispositions de l'article L 6313-1 du Code du travail et sont donc réalisées conformément à un programme préétabli qui, en fonction d'objectifs déterminés, précise les moyens pédagogiques, les moyens techniques et d'encadrement mis en œuvre ainsi que les processus permettant de suivre son exécution et d'en apprécier les résultats.

La participation aux formations dispensées par WININFO implique de la part de l'acheteur des dites prestations (ci-après dénommé « le Client ») que ce dernier veille à ce que les participants inscrits possèdent bien les connaissances requises et/ou y répondent en termes de compétence pour pouvoir suivre les formations.

22.2 - Application des CGV de prestations de formation :

Durée

Les présentes conditions générales sont applicables à toute commande de formation passée par un Client auprès de WININFO.

22.3 - Champ d'application :

Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les formations proposées par WININFO définies pour un Client après validation conjointe sur le contenu, le format et la tarification proposée, par WININFO et le Client.

22.4 - Commande de la formation :

Pour être prise en compte par WININFO, toute formation doit faire l'objet d'un formulaire de demande de formation rempli par le Client. Dès réception du formulaire, WININFO s'engage à traiter la commande dans les cinq (5) jours ouvrés.

22.5 - Modification de la commande - Annulation ou report :

En cas d'annulation pour quelque cause que ce soit (comme par exemple indisponibilité du formateur pour des raisons de maladie, panne d'électricité, indisponibilité du système informatique, nombre de participants insuffisant, conflits sociaux, conditions météorologiques, pandémie, etc...) la (ou les) formation(s) commandée(s) sera(ont) reportée(s) à une date ultérieure sans dédommagement ni pénalité due au Client.

En cas de modification du programme ou du planning de la ou des formations, comme en cas d'annulation des formations, WININFO s'engage à prévenir les Clients ayant commandé ces formations, ou directement les participants à ces formations désignés par le Client préalablement inscrits dix (10) jours au moins avant le début de la ou des formations concernées. Les Clients et/ou les participants pourront choisir une nouvelle date dans le calendrier des formations proposées.

S'il souhaite annuler ou reporter sa participation à une ou plusieurs formations, le Client ne pourra le faire qu'en respectant scrupuleusement les conditions suivantes :

Toute annulation ou tout report d'inscription à une formation devra être signalée à WININFO par le Client lui-même, et non par les participants désignés par le Client pour la ou les formations commandées ou par mail.

Les conséquences financières des annulations et reports sont les suivantes :

En cas de résiliation de la présente convention par le Client à moins de trente (30) jours francs avant le début d'une des actions mentionnées à l'annexe, l'organisme retiendra 30%, sur le coût total de la formation, au titre de dédommagement, ainsi que l'ensemble des frais de déplacement déjà engagés.
Les montants versés par le Client au titre de dédommagement ne pourront pas être imputés par (le Client) sur son obligation définie à l'article L6331-1 du code du travail ni faire l'objet d'une demande de remboursement ou de prise en charge par un OPCO.
En cas de modification unilatérale par l'organisme de formation de l'un des éléments fixés à l'article 1, le Client se réserve le droit de mettre fin à la présente convention. Le délai d'annulation étant toutefois limité à trente (30) jours francs avant la date prévue de commencement de l'une des actions mentionnées à la présente convention, il sera, dans ce cas, procédé à une résorption anticipée de la convention.
Toute formation commencée sera due intégralement par le Client.

22.6 - Prix des prestations de formation :

Les prestations de formation sont facturées au prix en vigueur au moment de la confirmation de la commande de formation.

Le prix facturé par WININFO inclut la fourniture de la prestation de formation conforme aux exigences de qualité de WININFO.

Les frais de repas, ainsi que les frais de déplacements et d'hébergement des participants à la formation ne sont pas inclus dans le prix de la prestation de formation.

22.7- Propriété Intellectuelle - Droits d'auteur :

L'ensemble des documents remis au cours de la formation constitue des œuvres originales et à ce titre sont protégés par la législation sur la propriété intellectuelle et les droits d'auteur.

En conséquence, le Client s'interdit d'utiliser, copier, transmettre et généralement d'exploiter tout ou partie de ces documents, sans l'accord préalable et écrit d'un responsable habilité de WININFO.

Le Client se porte fort du respect de ces interdictions de la part des participants qu'il désignera pour assister aux séances de formation et déclare se porter, à cet effet, garant et responsable solidaire de ces participants.

22.8 - Règlement intérieur pour le déroulement des formations :

Lors de la participation aux séances de formation, le Client s'engage à respecter les dispositions du règlement intérieur de WININFO dont il déclare avoir pris connaissance et en accepter les termes.

Le Client se porte fort du respect de ces dispositions de la part des participants qu'il désignera pour assister aux séances de formation et déclare se porter, à cet effet, garant et responsable solidaire de ces participants.

Article 23 - Droit applicable et juridiction compétente

Les conditions générales détaillées dans le présent document sont régies par le droit français.

En cas de litige survenant entre le Client et la SARL WININFO à l’occasion de l’interprétation des présentes ou de l’exécution du Contrat, il sera recherché une solution à l’amiable.

A défaut, les Tribunaux de Bordeaux seront seuls compétents pour régler le litige.

Article 24 - Relation Clients

Pour toute question, information ou réclamation, le Client peut s’adresser à Cathy CASTELAN (Responsable qualité) au n° de tél : 05 56 22 32 11 - du lundi au vendredi de 9h-12h30 à 14h-17h30 (choix 3) ou par mail à : administratif@wininfo.fr

CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Conditions générales de vente (juillet 2022)

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